17 feb
Centro de Control y Confianza Stx
Xico
Empresa mexicana te invita a formar parte de su equipo de trabajo como **Asistente ejecutiva **de dirección.
Funciones principales
- Ser el primer punto de contacto y el enlace entre el ejecutivo y sus clientes, terceros, proveedores y otros empleados, interactuando con ellos de manera profesional y eficaz:
- Reunirse con terceros, grupos de interés, entre otros, en representación de los ejecutivos para discutir cualquier problema y ofrecer recomendaciones o soluciones.
- Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes, tanto entrantes como salientes:
- Monitorear memos, entregas y reportes entrantes y salientes.
- Coordinar los servicios de mensajería y Courier.
- Actualizar y mantener las listas de contacto existentes.
- Redactar y revisar comunicaciones escritas, reportes, presentaciones y hojas de cálculos:
- Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.
- Entregar reseñas y reportes a ejecutivos, comités y juntas directivas.
- Gestionar el calendario profesional y personal del ejecutivo, así como los requerimientos para reuniones, coordinando sus citas para asegurar un manejo efectivo de los eventos:
- Asegurar que todos los proyectos y tareas sean llevados a cabo a tiempo.
- Reservar salones de conferencia u otros locales.
- Confirmar la reservación de salones o locales y coordinar la comida, además de encargarse de la logística del evento.
- Gestionar las agendas de reuniones asegurando la mayor eficiencia posible.
- Tomar notas durante las reuniones de trabajo, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes.
- Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos.
- Archivar y organizar documentos tanto en físico como digitales, tales como correos electrónicos, reportes y otros documentos administrativos:
- Escanear documentos en físico para respaldarlos de forma digital.
- Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos.
- Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.
- Internalizar y estar al tanto de la estructura organizativa de la empresa u organización, sus políticas y objetivos.
- Gestionar y realizar reportes de gastos:
- Llevar a cabo tareas contables cuando sea requerido, tales como llevar la contabilidad y la facturación.
Labores diarias
- Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto entrantes como salientes.
- Gestionar la agenda del ejecutivo,
pautando citas tanto personales como profesionales.
- Ser el primer punto de contacto y el enlace entre el ejecutivo y clientes u organizaciones.
- Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos.
- Procesar y registrar información mediante la actualización de bases de datos o archivos informático
Tipo de puesto: Tiempo completo
Horario:
- Turno de 8 horas
Muestra tus habilidades a la empresa, rellenar el formulario y deja un toque personal en la carta, ayudará el reclutador en la elección del candidato.